Умные закупки

KEGOC повышает эффективность, применяя категорийное управление закупками

Умные закупки

Системный оператор единой электроэнергетической системы Казахстана АО «KEGOC» внедряет категорийное управление закупками. Совершенно новый подход позволяет существенно повысить эффективность закупок. У заказчика теперь есть возможность учитывать не только расходы на непосредственно приобретение товара, но и расходы компании при дальнейшем использовании и эксплуатации этого товара. Управляющий директор по закупкам и обеспечению АО «KEGOC» Болат Темирбеков — почему при категорийном управлении закупками выигрывают и заказчики, и поставщики.

Взаимный интерес

— Что подразумевает под собой категорийное управление закупками?

— Пилотный проект по категорийному управлению закупками мы начали в 2016 году. С тех пор последовательно делаем категоризацию определенной номенклатуры товаров, пишем соответствующую категорийную стратегию. Прежде чем описывать в стратегии какой-нибудь товар, работу или услугу, проводим всесторонний анализ, учитывая данные прошлых лет: каким образом все это закупалось, какие потенциальные поставщики участвовали, есть ли отечественные товаропроизводители по какой-то номенклатуре товаров. Учитывается история эксплуатации продукции, негативные или положительные отзывы о качестве применяемых товаров, делаем даже исследования инноваций по таким товарам. После полного анализа пишем категорийную стратегию.

Первая категорийная стратегия, которую мы разработали — «Автозапчасти». В автопарке компании около 850 транспортных средств, при написании категории мы применили нормирование, которое раньше не применялось. На некоторые виды транспорта определили нормы расходов на автозапчасти. Компания получила определенные выгоды за счет такого нормирования. Естественно, что для каждой категорийной стратегии применяются различные рычаги и подходы.

— В чем плюсы нового подхода для деятельности компании?

— Я бы в первую очередь отметил: категорийное управление закупками дает нам большое преимущество, позволяя проводить комплексные закупки. Действующие на сегодняшний день Правила закупок такой возможности не предусматривают. С 1 апреля у нас начинается ремонтная кампания. За короткий период с 1 апреля до 1 октября мы должны полностью завершить ремонтную кампанию во всех наших девяти филиалах. Это ремонт линий электропередачи, оборудования электроподстанций. У нас ежегодно возникала проблема в своевременной закупке и поставке всей номенклатуры товаров, необходимой для выполнения ремонтной кампании. Представьте — сотни наименований, и каждое наименование — отдельный лот.

Потенциальные поставщики выбирают те лоты, в которых большой объем и, соответственно, большая сумма, а мелкие объемы из-за непривлекательности запланированных сумм оставались в стороне.

Мы повторно проводим закупки, что в итоге затягивает весь процесс. А объединение таких товаров в один лот по действующим правилам закупок невозможно. Отсутствие хотя бы одной позиции товаров может привести к срыву ремонтных работ на производственных объектах.

Применение категорийного управления закупками позволяет прописать стратегию и закупить товары комплексно. Допустим, ту же линейно-подвесную арматуру мы можем закупить комплексно, поделив по месту поставки, то есть по регионам. Для нужд определенного региона покупаем полностью все запчасти, необходимые для ремонта — вот она, комплексная закупка. В случае такой закупки потенциальный поставщик обязан по каждому наименованию дать свою цену и в комплексе общую сумму. Если он не примет участие хотя бы в одном лоте, то будет отклонен по всей комплексной закупке. Такой подход позволяет нам, с одной стороны, закупить все запасные части для ремонтной кампании в полном объеме. С другой — поставщик также получает выгоду: при участии в комплексной закупке у него, например, снижаются транспортные расходы. Ему нужно в определенный регион поставить все в комплексе, и он одним транспортом все сразу отправляет. Более того, поскольку транспортные расходы снижаются, потенциальный поставщик имеет возможность снизить цену. В результате компания не просто закупает всю необходимую для ремонтных работ номенклатуру товаров, но закупает ее по выгодной цене. И главное, конечно, мы своевременно получаем запасные части для ремонтной кампании и своевременно ее проводим. В 2018 году в KEGOC уже были проведены комплексные закупки линейно-подвесной арматуры, автошин и железобетонных изделий.

— То есть в случае комплексных закупок автоматически растут требования к компетентности поставщика? Ведь если он видит лот «линейно-подвесная арматура», то должен понимать, что туда входит от и до?

— Да, мы в итоге получаем качественных и компетентных поставщиков. Компании-однодневки, которые данными закупками никогда не занимались, хорошо подумают, прежде чем пойти на этот тендер. Если поставщик упустит всего пару мелких деталей из комплексной закупки, он будет отклонен, поэтому поставщики должны досконально знать, что необходимо. При таком подходе в число потенциальных поставщиков попадают только те, кто уже знает рынок, знает эту номенклатуру, имеет опыт работы и так далее. Еще один плюс — поставщики хорошо знают производителей нужной продукции, знают, на каких заводах она изготавливается, и уже сами ориентируются даже с точки зрения логистического плеча — откуда им удобнее и выгоднее завезти ту или иную запасную часть.

Выбор лучшего

— Получается, ваше взаимодействие с поставщиками вышло на новый уровень?

— Да, сейчас, внедряя категорийное управление, KEGOC наращивает стратегическое сотрудничество с поставщиками. Мы проводим очные встречи с представителями компаний-поставщиков, на которых обсуждаем многие вопросы сферы закупок, получаем обратную связь. Например, при разработке стратегии на линейно-подвесную арматуру была проведена встреча с основными поставщиками компании. Эта встреча дала возможность распределить лоты в комплексной закупке наиболее рационально и сэкономить на транспортировке именно благодаря тому, что поставщики разъяснили, за счет чего происходит удорожание товаров, увеличиваются сроки изготовления арматуры. В результате KEGOC, приняв во внимание полученную информацию, получил существенную экономию, а у поставщиков упростилась доставка за счет объединения лотов по местам поставки — один лот в один филиал.

— Какие еще выгоды получает KEGOC от применения категорийного управления закупками?

— Как заказчик мы теперь можем учитывать не только расходы на непосредственно приобретение товара, но и расходы компании при дальнейшем использовании и эксплуатации этого товара. То есть победителем можно определить того потенциального поставщика, который предложил наилучшие условия поставки товаров, выполнения работ и оказания услуг, либо по наименьшей совокупной стоимости владения. Нужно понимать, что заказчик несет затраты на протяжении всего жизненного цикла оборудования, включая доставку, монтаж, ремонт, обслуживание и ликвидацию. Покупаем, допустим, высоковольтные выключатели или силовые трансформаторы. Жизненный цикл, то есть срок службы этого оборудования, допустим, 20 лет. Мы учитываем полностью весь жизненный цикл оборудования: какие за это время понесем затраты на обслуживание и как часто необходимо проводить ремонты, например, необходимо какие-то масла заливать, газ менять и так далее, или у данного оборудования первый ремонт только через 10 лет с заменой определенных узлов. Потенциальные поставщики, участвующие в закупках, знают, при таком подходе необходимо предложить лучшие технологические разработки. Например, если взять аналогичные высоковольтные выключатели разных производителей — это разное качество: одно оборудование может требовать частого ремонта определенных узлов, а другое может работать исправно несколько лет и не требовать таких издержек.

— Можно ли говорить о том, что, оценивая совокупную стоимость владения, вы выбираете не самые дешевые товары или услугу, а самые качественные?

— Так и есть. Если нам предлагают на выбор товар от нескольких производителей, то мы анализируем, какой у этого товара жизненный цикл, сколько у него за это время будет техобслуживаний и ремонтов, то есть какие затраты мы понесем. Из этих нескольких производителей выберем того, чье оборудование за жизненный цикл потребует меньше затрат на техническое обслуживание и ремонт. Да, у других производителей стоимость подобного оборудования будет дешевле, но частота ремонтов больше, и в итоге за весь жизненный цикл оно нам обойдется дороже.

— Кто занимается категорийными закупками? В KEGOC есть для этого какая-то специальная структура?

— В KEGOC есть отдел категорийного управления, работники которого как раз занимаются полным анализом товаров, работ, услуг и пишут категорийные стратегии. Практику категорийного управления закупками в компаниях, входящих в структуру АО «Самрук-Қазына» начали применять в 2015–2016 годах. KEGOC привлекал компанию PricewaterhouseCoopers, мы с ними написали первые две категорийные стратегии, получив большой опыт, и сейчас наши специалисты самостоятельно в этом направлении работают. Мы обучились подходам, методам и инструментам по разработке и реализации как новых категорийных стратегий, так и для управления и актуализации существующих.

На практике наши сотрудники развивают навыки оценки деятельности поставщиков и подходов к развитию стратегического сотрудничества с ними. В ходе разработки закупочных стратегий разрабатываются критерии аккредитации поставщиков для определения уровня их качественных и технических возможностей. Это важно прежде всего для определения возможности создания дополнительной ценности, оценки потенциала развития рынков и рычагов воздействия на них. Подчеркну, новые подходы в управлении закупками приносят как качественный эффект, так и экономическую выгоду, что ведет к повышению акционерной стоимости компании.

Статьи по теме:
Культура

Герои из соседнего двора

В театре-студии «Дом культуры» состоялась презентация новой книги казахстанского писателя Лили Калаус «Зов Солнца»

Казахстанский бизнес

Сложный шкурный вопрос

Кожевенная промышленность испытывает острый дефицит сырья. Причина — в большой доле нелегального вывоза шкур КРС. Предлагаемый запрет легального экспорта не решит проблемы, нужен более системный и рыночный подход

Повестка дня

Коротко

Повестка дня

Казахстанский бизнес

Урановый листинг

«Казатомпром» планирует IPO на двух биржах: Астанинской и Лондонской.