Эффект офиса

Офисное пространство — один из инструментов достижения целей компании. Экономия площади далеко не всегда является альтернативой эффективной работы сотрудников

Эффект офиса

Содержание недвижимости — это вторая по величине расходная статья компании после фонда оплаты труда. Каждый квадратный метр обходится фирме недешево, и, тем не менее, многие казахстанские компании не задумываются о том, чтобы оптимизировать рабочее пространство, продумать его таким образом, чтобы оно работало эффективнее и было не расходом в чистом виде, а инвестицией, и приносило прибыль.

Пока экономия на недвижимости у казахстанских компаний в основном сводится к тому, что они просто переезжают в офис меньшего размера, рассаживая сотрудников как попало и теряя их продуктивность и эффективность, либо, переезжая в офис меньшей площади, сокращают и штат — что в перспективе может привести к потерям компанией прибыли и позиций на рынке. При этом офис представляет собой кабинетную систему «а-ля Советский Союз», с нецелевым и неэффективным использованием рабочего пространства, а руководитель — вне зависимости от размера и материального положения компании — сидит один в огромном кабинете.

Переезд с пользой

Пример, который я хотела бы привести, — это пример корпорации Boeing. Их офисы площадью 6 тыс. квадратных метров сильно пострадали во время землетрясения в начале 2000‑х. Можно сказать, они просто развалились. К этому времени Boeing-737 был самым успешным самолетом в мире, на эту модель приходилось 40% продаж коммерческих авиалайнеров. И, тем не менее, в это же время корпорация столкнулась с жесткой конкуренцией на рынке. Добавил негативный эффект и спад на рынке авиаперевозок, связанный с терактами 11 сентября 2001 года.

Но для Каролин Корви, вице-президента и генерального менеджера по производству Boeing, землетрясение стало поводом провести крупные изменения для производственного участка Boeing-737 в Рентоне, штат Вашингтон. В традиционной регламентированной культуре корпорации инженеры и служащие были отделены от механиков и рабочих, тех, кто непосредственно строил самолеты.

«Был всегда огромный разрыв между теми, кто вырабатывает продукт, и теми, кто строит его на производстве», — вспоминала Корви, рассказывая о внедрении совершенно нового способа работы в своей организации. Каролин Корви решила не строить новые офисы взамен пострадавших от землетрясения, а перевезти инженеров на свободное складское пространство завода по производству Boeing-737 на берегу озера Вашингтон. Этот проект был назван «Move to the Lake».

Для реализации проекта была привлечена консалтинговая группа Steelcase. При переезде были учтены все недовольства, которые работники высказывали к условиям старого офиса — такие, как неудобная мебель, проблемы с температурным режимом в помещениях, освещением и т.д. Но главной задачей было сделать так, чтобы люди начали работать вместе по-другому. Многие инженеры первоначально были не в восторге от работы прямо на заводе, но им понравились новые условия.

Более того, работа в тесном сотрудничестве с механиками в ​​цехе позволила им решать проблемы, как только они возникали — ведь эти проблемы были прямо перед их глазами. Если раньше решение возникшей проблемы занимало несколько дней, а порой даже недель, то после переезда стало часто решаться в течение часа. Граница между офисом и заводом, белыми и синими воротничками была размыта.

Практический итог — сборка Boeing-737 стала занимать 11 дней вместо 22. «До этого проекта в корпорации Boeing не видели физическое рабочее пространство тем фактором, который они могли бы использовать для увеличения производительности труда, укрепления корпоративной культуры или привлечения и удержания молодых выпускников вузов»,— отмечал консультант Steelcase Джон Нейсмит (John Naismith). Проект «Move to the Lake» позволил корпорации Boeing увеличить производительность труда сотрудников на 50%, при этом сократив офисное пространство на 40%.

Открытое пространство

Пример с корпорацией Boeing показывает, что оптимизация расходов на недвижимость может привести не просто к экономии, а к улучшению состояния компании в целом. Steelcase совместно с рядом университетов проводили исследование и выяснили, что есть пять ключевых моментов, на которые влияет оптимизация рабочего пространства:

  • непосредственно само пространство;
  • улучшение взаимодействия между сотрудниками в среднем на 20–22%;
  • увеличение эффективности и производительности работников при физическом и эмоциональном благополучии;
  • улучшение бренда, корпоративной культуры;

привлечение талантов и их удержание.

Исследования (а их сейчас очень много проводится именно в сфере рабочего пространства) показывают, что с помощью рабочего пространства можно привлекать и удерживать таланты, не увеличивая зарплату, другие статьи расходов на работников. Ярким примером офисов, рабочее пространство которых нацелено на привлечение талантов, являются офисы таких компаний, как Google и Facebook.

Но мы сейчас говорим об оптимизации расходов на недвижимость во время кризиса, и здесь можно привести пример одной из казахстанских компаний. Эта компания занимала офисную площадь в 2000 квадратных метров и серьезно раздумывала о необходимости переезда, поскольку содержание такой площади было слишком дорогим. Однако и переезд нес за собой значительные расходы, в том числе на ремонт. А поскольку идея о переезде возникла в середине года, в бюджет расходы на него внесены не были. Все должно было быть сделано в рамках уже утвержденного бюджета на real estate. Я была тогда вовлечена в консультационный процесс, мы очень тщательно оценивали сложившуюся ситуацию и выяснили, что на этих двух тысячах квадратов офиса почти каждый сидел в отдельном кабинете. Соответственно, никто не знал, чем занимается сотрудник — работает он или сидит в социальных сетях, разговаривает по телефону или просто занимается своими делами. Руководители департаментов не видели непосредственно своих подчиненных, и это была одна из самых главных проблем. Но существующий офис не позволял провести реорганизацию пространства, и решение о переезде было принято.

Площадь нового офиса составляла всего около 800 квадратных метров. Была нанята компания, которая профессионально занимается планированием рассаживания людей. И весь штат сотрудников был грамотно размещен на более чем в два раза меньшей площади. Несмотря на переезд и ремонт, компания не превысила в том году заложенные в бюджет расходы на содержание офиса. А на следующий год, благодаря переезду в новый офис, почти в три раза сэкономила на расходах на real estate за счет аренды более дешевого пространства и сокращения арендуемой площади.

То есть получается, что когда встает речь о переезде, практически каждый руководитель первым делом задается вопросом: «Во сколько мне обойдется этот переезд, ремонт, реорганизация?». Но если действительно грамотно спланировать и рассмотреть все расходы, можно легко высчитать, что переезд поможет не просто сократить расходы, но и станет выгоден для компании. При этом open space — это самый простой способ оптимизации расходов на недвижимость. Мы сокращаем расходы на недвижимость просто потому, что общая площадь офиса становится меньше, и, мало того, просто перейдя на open space, можно повысить производительность и эффективность работников в среднем на 20%. Ведь когда мы персонал из кабинетной системы переводим в открытое пространство, тем самым добиваемся того, что, во-первых, сами сотрудники видят, кто чем занимается, и руководители видят, чем занимаются его подчиненные и на что тратят рабочее время.

Оpen space через какое-то время обязательно превращается в часть культуры организации, работники привыкают к тому, что не заходят пару дней в соцсети не потому, что доступ к ним на работе заблокирован, а потому что срабатывает, скажем так, «общественный контроль».

Кактусом можно пожертовать

Еще один локальный пример. В алматинском офисе Microsoft ни у кого просто нет личного кабинета, и даже генеральный директор сидит среди работников. Нет и закрепленного за сотрудником личного рабочего места. К этой концепции Microsoft переходит по всему миру.

Вариант, при котором одно рабочее место делят несколько человек, в Казахстане пока используют в основном международные компании, например, такая практика в культуре «Большой четверки». С развитием технологий и доступности интернета стало больше сотрудников, которых можно отнести к разряду «кочевых». Если сотрудник постоянно находится у клиента либо на встречах — его рабочее место пустует и, соответственно, является расходом, но об этом мало кто задумывается. Такому сотруднику можно выделить маленький шкафчик, в котором он будет хранить свои персональные вещи, а стол пусть делит с такими же коллегами, которые постоянно находятся у клиента. На тот случай, если все они вдруг оказались в офисе одновременно, должны быть места для работы — но не сидя за столом, а где-то в кресле, на кухне и так далее. Та же кухня используется по назначению один-два часа в день, но ведь и в остальное время это место можно использовать.

Концепция классического офиса сейчас работает во все меньшем количестве компаний. Конечно, в кризисные времена у малого и среднего бизнеса нет возможности нанимать компании, которые будут консультировать их по вопросам оптимизации рабочего пространства, но руководители, если задумаются о таких вещах, могут своими силами реорганизовать свой бизнес так, чтобы сократить расходы на real estate. Подходит даже вариант, при котором всех, кого возможно, переводят на дистанционную работу. Только нужно помнить, что со стороны компании необходимы определенные действия, чтобы мотивировать этих людей работать в новых условиях и ставить правильные цели, чтобы было возможно контролировать процесс работы и чтобы эти сотрудники не теряли привязанность к компании.

Безусловно, все нововведения далеко не всегда приветствуются работниками, и это основная проблема работодателей — как заставить сотрудников принять изменения. В других случаях я всегда за обратную связь между работодателем и работником. Но именно поэтому инициатива должна исходить от руководителя. Решение принимается без обсуждения «а как вы отнесетесь, если мы сделаем так…».

Мотивировать персонал, чтобы ему хотелось работать в новом офисе, — это задача менеджера. Конечно, тем, кто привык — у него есть заваленный личными вещами стол с неизменным кактусом на системном блоке в своем кабинете, — нелегко принять, что теперь будет один стол на троих в открытом пространстве. Но вот здесь как раз нужно объяснить, что времена кризисные, компании нужно сокращать расходы, и перед компанией стоит выбор — либо сокращать штат, либо работать в новом пространстве и работать лучше, чем раньше. Я уверена, что большинство поддержит второй вариант. А те, кто не смогут работать по-новому, уйдут сами. Так что для компании эти изменения всегда к лучшему.

* MBA, преподаватель Университета КИМЭП, консультант по планированию рабочего пространства.

Статьи по теме:
Спецвыпуск

Бремя управлять деньгами

Замедление экономики разводит все дальше банки и реальный сектор

Бизнес и финансы

Номер с дворецким

Карта столичных гостиниц пополнилась новым объектом

Тема недели

От чуда на Хангане — к чуду на Ишиме

Как корейский опыт повышения производительности может пригодиться Казахстану?

Тема недели

Доктор Производительность

Рост производительности труда — главная цель, вокруг которой можно было бы построить программу роста национальной экономики