Ответственный за печать

Konica Minolta — это название до сих пор у большинства казахстанцев ассоциируется с фотоиндустрией. Однако с этого рынка японская компания ушла несколько лет назад, сосредоточившись на развитии других направлений бизнеса. В одном из которых — производство цифровой печатной техники, как для повседневной работы офиса, так и для коммерческой полиграфии, Konica Minolta является одним из признанных лидеров

Ответственный за печать

Кonica Minolta предлагает не просто принтеры и многофункциональные устройства (МФУ), а решения по оптимизации документооборота, объединяющие консалтинг, программное и аппаратное обеспечение. «Мало кто задумывается, в какую сумму компании обходится печать одной страницы формата А4. В одном из казахстанских банков на то, чтобы посчитать эту сумму, были привлечены сотрудники нескольких департаментов и ушло больше двух дней. Потому что кроме явных расходов на бумагу и тонер, есть и скрытые расходы — ведь офис-менеджер тратит время на заказ расходных материалов и запчастей, высококвалифицированные IT-специалисты более 25% своего рабочего времени тратят на помощь пользователям в “борьбе” с печатной техникой, бухгалтерия должна провести все транзакции, все приобретенное нужно держать у себя на складе — то есть деньги заморожены и т.д. и т.п. Также практически никто не ведет учет количества напечатанных страниц. Все это приводит к тому, что никто не владеет точной информацией как по объемам, так и по стоимости печати в организации», — рассказывает бизнес-консультант Konica Minolta Аскар Сатыбеков.

В линейке продукции Konica Minolta есть принтеры и МФУ как для маленьких компаний, так и для больших корпораций, цветные и черно-белые. И главное, целый набор программ, которые могут настраиваться под конкретные нужды клиента — это и контроль печати, учет, защита информации, настройка в компании гибридного документооборота и т.д. Как это выглядит на практике, объясняет директор ТОО KMBSP Ильдар Гинятуллин: «Вообще-то в Европе вопрос оптимизации печати в компаниях актуален уже почти 10 лет, но в Казахстане все только начинается. Как происходит процесс оптимизации? Вначале проводится аудит печатной инфраструктуры путем установки специального ПО, которое собирает данные о печати в течение 1–2 месяцев и проводятся опросы пользователей об организации документооборота в компании. В результате клиент получает отчет о текущей ситуации: кто, что, сколько и как печатает. Все полученные данные анализируются и предлагаются решения по оптимизации. Ведь есть документы, которые и не надо печать, их проще и удобнее использовать в электронном виде. Наши МФУ позволяют упростить оцифровку документов с помощью встроенного сканера, который сканирует со скоростью до 160 копий в минуту, может автоматически сканировать двухсторонние документы, все сжимает в компактный PDF и сразу же с МФУ отправляет по email требуемым адресатам). Предлагаемые решения по оптимизации предполагают подбор техники и ее расстановку в соответствии с требованиями документооборота клиента. Более того, клиенту предлагаются различные варианты приобретения техники. Он может купить оборудование, взять его в аренду или в лизинг. Также он может выбрать различные варианты технического обслуживания оборудования — заключить сервисный контракт или подписать “клик-контракт”, когда все услуги по техническому обслуживанию и обеспечению расходными материалами оказываем мы, а он лишь платит за фактически отпечатанные страницы по фиксированной заранее определенной цене от 1,9 тенге за ч/б отпечаток и от 12 тенге за цветной». Одно только введение гибридного документооборота заметно ускоряет скорость движения информации между сотрудниками, и как результат — скорость принятия решений в компании в целом. По результатам исследований IDC (www.idc.com), оптимизация печатной инфраструктуры приводит к экономии до 30%. При оптимизации печатной инфраструктуры снижение объема печати происходит как из-за чисто технических причин, так и связанных с психологией человека. Когда принтера на столе нет, а за распечаткой нужно идти к МФУ, количество отправляемых на печать документов резко сокращается. Также снижается непроизводительная печать, поскольку сотрудники понимают, что печать находится под контролем. Доступ к МФУ, осуществляется путем авторизации с помощью пин-кода либо чиповой карточки — и такая система опять же спасает от печати лишних экземпляров, если правки приходилось вносить в документ одну за другой и раз за разом отправлять его на печать. Все лишние копии после авторизации можно удалить и распечатать только единственный верный вариант. Г-н Гинятуллин резюмирует: «Если посчитать в комплексе, сколько часов работы и сколько материалов сэкономит оптимизация — да еще, например, в 5-летней перспективе, — то получается очень приличная сумма. А ведь есть и другие способы сэкономить — например, далеко не всем сотрудникам нужна односторонняя печать. Если ввести дуплекс, то автоматически расход бумаги в два раза снижается. Можно настроить систему, кому можно печатать на одной стороне, а остальные будут пользоваться печатью двусторонней. Вот представьте: у компании был объем печати 50 тыс. страниц в месяц, а стал 25 тыс.!»

Представители Konica Minolta также развенчивают устойчивый стереотип: «цветной отпечаток — это дорого». Цвет сейчас доступен даже маленьким компаниям, цветной отпечаток формата A4 на нашем оборудовании стоит около 10 тенге.

Статьи по теме:
Спецвыпуск

Бремя управлять деньгами

Замедление экономики разводит все дальше банки и реальный сектор

Бизнес и финансы

Номер с дворецким

Карта столичных гостиниц пополнилась новым объектом

Тема недели

От чуда на Хангане — к чуду на Ишиме

Как корейский опыт повышения производительности может пригодиться Казахстану?

Тема недели

Доктор Производительность

Рост производительности труда — главная цель, вокруг которой можно было бы построить программу роста национальной экономики