Бесполезный атрибут

Бесполезный атрибут

Несколько лет назад в составе большой делегации мы поехали с визитом по обмену опытом в Барселону - город, знаменитый творениями Антонио Гауди не меньше, чем успехами местного футбольного клуба. По счастливому совпадению, в Барселоне расположился и офис крупной нефтегазовой компании Испании. Визит наш был весьма успешен: обсудили, как на их деятельность влияет частная форма собственности, как удается обходиться в разы меньшим персоналом и как ИТ-системы сократили количество бумажного документооборота.

В конце визита настала и наша очередь удивлять: испанцы никак не могли уразуметь, для чего нужен документ, который мы гордо называли «командировочным удостоверением». Донести до них необходимость этого документа было делом не менее сложным, чем найти и убедить их поставить на нем печать. Всего лишь пару часов эмоциональных дискуссий и телефонных звонков - и вопрос в итоге решили. Или не «всего лишь?»

Признаюсь, на каком-то интуитивном уровне у меня всегда было некоторое пренебрежение к бумажной волоките. Бланки, печати, даты, подписи – все это требует повышенного внимания, чтобы не упустить какую-нибудь деталь, которая может стать причиной необходимости переделывать документ заново. Позиция указана с ошибкой или печать выглядит недостаточно четко - этого уже с лихвой хватит для того, чтобы безжалостный бухгалтер забраковал командировочное удостоверение.

Согласно приблизительным расчетам «Делойт», затраты, связанные с обработкой командировочных удостоверений, могут составить более 140 млн долларов в год в масштабах нашего государства. Это затраты на подготовку командировочного удостоверения, проставление необходимых печатей и подписей, обработку бухгалтерией и последующее хранение. Пожалуй, пришло время сэкономить эти средства и направить на настоящие нужды.

Кто виноват?

«Мы всегда так делали» и «это же требуется законодательством», как правило, являются самыми главными аргументами защитников необходимости командировочных удостоверений; при этом даже не делаются попытки оправдать их практическую необходимость. Командировочное удостоверение, по нашему пониманию, призвано подтверждать срок пребывания работника в командировке. Командировка, согласно статье 1.81Трудового кодекса, – это направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку. И, соответственно, командировочное удостоверение подтверждает дату приезда в пункт назначения и дату выезда из него. Между тем - самым объективным доказательством данных по поездке являются проездные документы, а именно - билеты. В билетах указываются данные сотрудника, пункт назначения и дата осуществления поездки. И, что самое главное, билет обладает гораздо большей доказательной силой, чем командировочное удостоверение.

Бухгалтеры-консерваторы будут спорить, утверждая, что командировочное удостоверение является одним из первичных документов, подтверждающих факт направления в командировку. Однако, согласно положениям Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов (Статья 7.1. Закона Республики Казахстан № 234-III от 28 февраля 2007 года). При этом формы или требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом и\или Национальным банком РК в соответствии с законодательством. Первичные документы, формы которых или требования к которым не утверждены, разрабатываются организациями самостоятельно. Для многих, возможно, станет неожиданностью, но приказ министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562 «Об утверждении форм первичных учетных документов» не предусматривает форму командировочного удостоверения. Таким образом, решение о необходимости использования командировочного удостоверения принимается компаниями самостоятельно.

Что делать?

При отсутствии законодательного требования использовать командировочные удостоверения каждая компания вправе самостоятельно решать, какие документы использовать при документообороте. Исключением являются государственные организации, так как их документооборот регулируется Правилами о служебных командировках в пределах РК работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов казахстанского парламента.

Таким образом, если вы решите использовать только проездные документы для подтверждения командировки для целей корректного налогового и бухгалтерского учета, такое решение необходимо будет закрепить во внутренних нормативных документах. Отрадно, что в Казахстане уже существуют «первопроходцы» - компании, которые в своем делопроизводстве вполне успешно обходятся без командировочных удостоверений. И живут они долго… и счастливо!

Алдонгар Нурписов*, Виктория Тян**, * старший менеджер департамента Консалтинг, Делойт, ** старший специалист по юридическим вопросам, Делойт

Справка

В соответствии со Статьей 101 Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» от 10 декабря 2008 года (далее – «Налоговый кодекс») в части вычета сумм компенсаций при служебных командировках, время нахождения в командировке определяется на основании:

1)приказа или письменного распоряжения работодателя о направлении работника в командировку;

2)количества дней командировки исходя из дат выбытия к месту командировки и прибытия обратно, указанных в документах, подтверждающих проезд. При отсутствии таких документов количество дней командировки определяется исходя из других документов, подтверждающих дату выбытия к месту командировки и (или) дату прибытия обратно, предусмотренных налоговой учетной политикой налогоплательщика.

Статьи по теме:
Международный бизнес

Интернет больших вещей

Освоение IoT в промышленности позволит компаниям совершить рывок в производительности

Спецвыпуск

Бремя управлять деньгами

Замедление экономики разводит все дальше банки и реальный сектор

Бизнес и финансы

Номер с дворецким

Карта столичных гостиниц пополнилась новым объектом

Тема недели

От чуда на Хангане — к чуду на Ишиме

Как корейский опыт повышения производительности может пригодиться Казахстану?