Решение «бумажных» вопросов производства или как управлять информационным потоком

Внедрение систем управления проектно-технической документацией сегодня стало уже нормой жизни для инжиниринговых компаний и корпораций, занимающихся хоть строительством заводов, хоть разработкой нефтяных месторождений

Решение «бумажных» вопросов производства или как управлять информационным потоком

Внедрение систем управления проектно-технической документацией сегодня стало уже нормой жизни для инжиниринговых компаний и корпораций, занимающихся хоть строительством заводов, хоть разработкой нефтяных месторождений

Управление документами на собственном персональном компьютере является достаточно серьезной проблемой почти для каждого из нас. Что уж тут говорить о средней, а тем более крупной компании. Как правило, документы копятся в локальной сети, собираются гигабайты неструктурированных и структурированных данных, но найти в нужный момент нужную информацию оказывается делом непростым. При этом, если речь идет о коллективной работе над сложными проектами, в организации нередко множатся копии одних и тех же файлов. В итоге разобраться в том, какая версия является окончательной, кто какие замечания сделал, когда и какие изменения внесены и какие из них утверждены — крайне трудно.

Избавиться от этой путаницы, организовать работу эффективно помогают так называемые системы управления содержанием или системы управления корпоративным контентом — ECM (Enterprise Content Management), все чаще в последнее время мигрирующие к концепции EIM (Enterprise Information Management). Решения по управлению корпоративным контентом позволяют, во-первых, соединять неструктурированную информацию (контент) со структурированными бизнес-процессами в организациях. Во-вторых, позволяют управлять жизненным циклом документов. В-третьих, помогают решать вопросы по безопасности и защите информации, то есть распространение прав на копирование, внесение изменений и так далее. В-четвертых, структурируют данные и позволяют быстро находить нужную информацию и документы во внутренних хранилищах. В-пятых, содержат определенные формы шаблонов, что экономит время на создание документов. И это только часть функций таких систем. В большинстве случаев, хотя и не всегда, ECM устанавливаются вместе с ERP или BPM-системами и как бы являются их частью.

Особый случай

Рассмотрим вопрос, когда система управления контентом применяется в строительстве, проектах по модернизации предприятий. Хотя сами инженеры и архитекторы — обычно люди, умеющие работать с информацией и весьма дисциплинированные, тем не менее они сталкиваются с теми же проблемами, что были описаны выше. Тем более что схемы в CAD, проектно-сметная документация — это не тексты. Точнее, не просто и не только тексты. Процесс строительства, допустим, промышленного предприятия в своем информационном аспекте очень сложен. Сначала над документацией работают архитекторы и инженеры, множество раз согласовывая все с заказчиком и постоянно взаимодействуя с потенциальными поставщиками. Затем за дело берутся строители и монтажники, и тут часто возникает сложная структура из подрядчиков и субподрядчиков. Проектировщик при этом обычно географически удален от того места, где стройка, собственно, происходит. В строительстве, что понятно, очень многие вещи регулируются властями — госорганы постоянно запрашивают разного рода информацию. Помимо прочего, инженерная документация должна увязываться с документацией финансовой и управленческой. Таким образом, в строительстве над одними документами одновременно работает большое число людей, а цена ошибки очень и очень велика.

Одним из лидеров на глобальном рынке ECM-систем является канадская компания OpenText. Компания была создана в начале 90-х годов в рамках инновационного проекта университета Ватерлоо, связанного с исследованием технологий индексирования Оксфордского словаря английского языка. В результате проекта был создан поисковый механизм, который потом эксплуатировала Yahoo! Позже OpenText занялась созданием своей системы ECM и поглотила несколько фирм, имевших специализированные продукты, нацеленные на управление документами, превратившись в крупного участника рынка с оборотом более 1 млрд долларов.

В «Белой книге» OpenText, которая дает своего рода рекомендации по решению Engineering Document Management, приведены основные требования к системе управления проектно-технической документацией, а именно: «Система должна интегрироваться с повседневными приложениями конечного пользователя, такими как офисный пакет, почтовый клиент, CAD, повышая удобство для пользователя и сокращая трудоемкость управления информацией; присваивать имена исходным техническим данным и документам в соответствии с отраслевыми и корпоративными стандартами; поддерживать процесс одновременного редактирования и просмотра документов различными проектными командами; управлять множественными ревизиями документов за счет ведения жизненных этапов документации, например, с метками «выдано для строительства» и «исполнительная документация»; контролировать распространение информации и сохранение документов в архиве; предоставлять возможность надежной веб-визуализации и аннотирования таким образом, чтобы доступ к техническим данным был обеспечен вне технических приложений и вне корпоративного файрвола; поддерживать управление информацией и управление изменениями в целях выполнения нормативных требований и принципов открытости; обеспечивать надежный доступ и совместную работу над документами в любом месте мира в любое время, даже на мобильных устройствах». Как видно, список немаленький.

В идеале такая система еще и должна быть интегрирована с другими системами, имеющимися в компании: ERP, системами управления проектами, активами предприятия, цепочками поставок, финансового контроля… Hatch, крупная канадская инжиниринговая компания, например, утверждает, что ей нужна была система глобального управления и контроля документооборота, которая позволила бы консолидировать 25 (!) различных систем управления, контроля и архивирования документов, используемых ее подразделениями по всему миру. Требовалось решение, которое обеспечило бы эффективное сотрудничество между территориально распределенными офисами и доступ ко всем проектным группам, поставщикам, подрядчикам, партнерам и клиентам за счет использования функциональности интранета и Интернета с особым вниманием к вопросам информационной безопасности. После четырех месяцев анализа программных продуктов девяти поставщиков было выбрано решение OpenText.

Из практики

Можно рассмотреть внедрение ECM-системы на конкретном примере компании «ЛУКОЙЛ Оверсиз Холдинг Лтд.»: о своем опыте она рассказала на недавно состоявшемся в Алматы SAP Форуме, где этот доклад вызвал, судя по многочисленным вопросам слушателей, большой интерес. «ЛУКОЙЛ Оверсиз Холдинг Лтд.» — дочернее предприятие одной из крупнейших в России вертикально-интегрированных нефтяных компаний, имеющая корпоративный центр в Москве и собственные дочерние общества и представительства в 16 странах. Компания разрабатывает нефтегазовые месторождения за пределами РФ, в том числе в Республике Казахстан. Сегодня ею ведется несколько крупных разбросанных территориально проектов с привлечением крупных EPC-подрядчиков (engineering, procurement, construction — инжиниринг, поставки, строительство), таких как Samsung Engineering, Hyundai, ENKA, TOYO и других.

Головная компания использовала решение OpenText Content Lifecycle Management с 2009 года, в ней уже работало 1500 пользователей в России, Узбекистане, Нидерландах, США, Ираке и ОАЭ, подключаясь к единой базе документов. Но в начале 2012 года в холдинге возникла необходимость в дальнейшем развитии функционала. Меняющиеся условия ведения бизнеса требовали, чтобы в системе можно было принимать, классифицировать и согласовывать проектно-технические документы, получаемые от ЕРС-подрядчиков, а также структурированно хранить их и осуществлять эффективный поиск информации.

Для проектирования архитектуры системы и выработки оптимального варианта реализации пригласили экспертов OpenText из чешского и немецкого офисов вендора. В качестве консультанта был привлечен известный интегратор «Парма-Телеком», у которого за спиной большой опыт внедрений в нефтегазовой отрасли. Для начала был смоделирован целевой процесс управления проектно-техническим документооборотом. Проблема заключалась в том, что в каждом проекте капитального строительства, в зависимости от того, кто являлся поставщиком, устанавливалась собственная практика работы с техническими документами. От этого определенно нужно было отказываться и, напротив, переходить к тому, чтобы поставщик предоставлял проектно-сметную документацию в соответствии с собственными требованиями компании. Опыт работы с технической документацией был накоплен огромный, но нужно было выбрать один стандарт, чтобы в дальнейшем следовать ему. Именно это, как ни странно, оказалось самым трудным моментом. В конце концов в качестве «шаблона» был выбран проект в Узбекистане, где были наиболее серьезные наработки. С июля по сентябрь прошлого года группа внедренцев провела четыре демонстрации прототипов системы, на каждом этапе уточняя у менеджмента требования к финальной версии.

По общему мнению участников проекта со стороны заказчика, если принять во внимание количество проектов компании, их масштабы и тот факт, что каждый документ проходит несколько стадий рассмотрения, а также сжатые сроки, требования к качеству документации и другие факторы, то становится ясно, что без автоматизации процесса документооборот мог однажды стать узким местом при реализации таких проектов.

С партнером

В компании OpenText по всему миру работает около 5 тысяч человек. Как и большинство вендоров, компания использует ресурсы и экспертизу своих партнеров в регионах, чтобы помогать заказчикам успешно реализовывать проекты.

В Казахстане наряду с другими партнерами компания OpenText вот уже на протяжении нескольких лет сотрудничает с партнером «Парма-Телеком». У компании «Парма-Телеком» сильные позиции в сфере IT-консалтинга в промышленности и топливно-энергетическом комплексе, за спиной большой опыт внедрений решений OpenText, a также SAP ERP. В Казахстане филиал «Парма-Телеком» существует с 2008 года, ею, в частности, реализованы проекты по внедрению решений SAP в ТОО «Каракудукмунай», «Тургай Петролеум».

Полагаясь на опыт своих партнеров, OpenText к концу 2014 года рассчитывает удвоить продажи в Республике Казахстан, справедливо полагая, что в этом регионе, который проходит через стадию индустриальной модернизации, должен быть большой спрос на решения по управлению корпоративным контентом.

OpenText
Info.CIS@opentext.com

Parma-Telecom LLC
marketing@parma-telecom.ru

Статьи по теме:
Спецвыпуск

Риски разделим на всех

ЕАЭС сталкивается с трудностями при попытках гармонизации даже отдельных секторов финансового рынка

Экономика и финансы

Хороший старт, а что на финише?

Рынок онлайн-займов «до зарплаты» становится драйвером развития финансовых технологий. Однако неопределенность намерений регулятора ставит его развитие под вопрос

Казахстанский бизнес

Летная частота

На стагнирующий рынок авиаперевозок выходят новые компании

Тема недели

Под антикоррупционным флагом

С приближением транзита власти отличить антикоррупционную кампанию от столкновения политических группировок становится труднее