Решение «бумажных» вопросов производства или как управлять информационным потоком

Внедрение систем управления проектно-технической документацией сегодня стало уже нормой жизни для инжиниринговых компаний и корпораций, занимающихся хоть строительством заводов, хоть разработкой нефтяных месторождений

Решение «бумажных» вопросов производства или как управлять информационным потоком

Внедрение систем управления проектно-технической документацией сегодня стало уже нормой жизни для инжиниринговых компаний и корпораций, занимающихся хоть строительством заводов, хоть разработкой нефтяных месторождений

Управление документами на собственном персональном компьютере является достаточно серьезной проблемой почти для каждого из нас. Что уж тут говорить о средней, а тем более крупной компании. Как правило, документы копятся в локальной сети, собираются гигабайты неструктурированных и структурированных данных, но найти в нужный момент нужную информацию оказывается делом непростым. При этом, если речь идет о коллективной работе над сложными проектами, в организации нередко множатся копии одних и тех же файлов. В итоге разобраться в том, какая версия является окончательной, кто какие замечания сделал, когда и какие изменения внесены и какие из них утверждены — крайне трудно.

Избавиться от этой путаницы, организовать работу эффективно помогают так называемые системы управления содержанием или системы управления корпоративным контентом — ECM (Enterprise Content Management), все чаще в последнее время мигрирующие к концепции EIM (Enterprise Information Management). Решения по управлению корпоративным контентом позволяют, во-первых, соединять неструктурированную информацию (контент) со структурированными бизнес-процессами в организациях. Во-вторых, позволяют управлять жизненным циклом документов. В-третьих, помогают решать вопросы по безопасности и защите информации, то есть распространение прав на копирование, внесение изменений и так далее. В-четвертых, структурируют данные и позволяют быстро находить нужную информацию и документы во внутренних хранилищах. В-пятых, содержат определенные формы шаблонов, что экономит время на создание документов. И это только часть функций таких систем. В большинстве случаев, хотя и не всегда, ECM устанавливаются вместе с ERP или BPM-системами и как бы являются их частью.

Особый случай

Рассмотрим вопрос, когда система управления контентом применяется в строительстве, проектах по модернизации предприятий. Хотя сами инженеры и архитекторы — обычно люди, умеющие работать с информацией и весьма дисциплинированные, тем не менее они сталкиваются с теми же проблемами, что были описаны выше. Тем более что схемы в CAD, проектно-сметная документация — это не тексты. Точнее, не просто и не только тексты. Процесс строительства, допустим, промышленного предприятия в своем информационном аспекте очень сложен. Сначала над документацией работают архитекторы и инженеры, множество раз согласовывая все с заказчиком и постоянно взаимодействуя с потенциальными поставщиками. Затем за дело берутся строители и монтажники, и тут часто возникает сложная структура из подрядчиков и субподрядчиков. Проектировщик при этом обычно географически удален от того места, где стройка, собственно, происходит. В строительстве, что понятно, очень многие вещи регулируются властями — госорганы постоянно запрашивают разного рода информацию. Помимо прочего, инженерная документация должна увязываться с документацией финансовой и управленческой. Таким образом, в строительстве над одними документами одновременно работает большое число людей, а цена ошибки очень и очень велика.

Одним из лидеров на глобальном рынке ECM-систем является канадская компания OpenText. Компания была создана в начале 90-х годов в рамках инновационного проекта университета Ватерлоо, связанного с исследованием технологий индексирования Оксфордского словаря английского языка. В результате проекта был создан поисковый механизм, который потом эксплуатировала Yahoo! Позже OpenText занялась созданием своей системы ECM и поглотила несколько фирм, имевших специализированные продукты, нацеленные на управление документами, превратившись в крупного участника рынка с оборотом более 1 млрд долларов.

В «Белой книге» OpenText, которая дает своего рода рекомендации по решению Engineering Document Management, приведены основные требования к системе управления проектно-технической документацией, а именно: «Система должна интегрироваться с повседневными приложениями конечного пользователя, такими как офисный пакет, почтовый клиент, CAD, повышая удобство для пользователя и сокращая трудоемкость управления информацией; присваивать имена исходным техническим данным и документам в соответствии с отраслевыми и корпоративными стандартами; поддерживать процесс одновременного редактирования и просмотра документов различными проектными командами; управлять множественными ревизиями документов за счет ведения жизненных этапов документации, например, с метками «выдано для строительства» и «исполнительная документация»; контролировать распространение информации и сохранение документов в архиве; предоставлять возможность надежной веб-визуализации и аннотирования таким образом, чтобы доступ к техническим данным был обеспечен вне технических приложений и вне корпоративного файрвола; поддерживать управление информацией и управление изменениями в целях выполнения нормативных требований и принципов открытости; обеспечивать надежный доступ и совместную работу над документами в любом месте мира в любое время, даже на мобильных устройствах». Как видно, список немаленький.

В идеале такая система еще и должна быть интегрирована с другими системами, имеющимися в компании: ERP, системами управления проектами, активами предприятия, цепочками поставок, финансового контроля… Hatch, крупная канадская инжиниринговая компания, например, утверждает, что ей нужна была система глобального управления и контроля документооборота, которая позволила бы консолидировать 25 (!) различных систем управления, контроля и архивирования документов, используемых ее подразделениями по всему миру. Требовалось решение, которое обеспечило бы эффективное сотрудничество между территориально распределенными офисами и доступ ко всем проектным группам, поставщикам, подрядчикам, партнерам и клиентам за счет использования функциональности интранета и Интернета с особым вниманием к вопросам информационной безопасности. После четырех месяцев анализа программных продуктов девяти поставщиков было выбрано решение OpenText.

Из практики

Можно рассмотреть внедрение ECM-системы на конкретном примере компании «ЛУКОЙЛ Оверсиз Холдинг Лтд.»: о своем опыте она рассказала на недавно состоявшемся в Алматы SAP Форуме, где этот доклад вызвал, судя по многочисленным вопросам слушателей, большой интерес. «ЛУКОЙЛ Оверсиз Холдинг Лтд.» — дочернее предприятие одной из крупнейших в России вертикально-интегрированных нефтяных компаний, имеющая корпоративный центр в Москве и собственные дочерние общества и представительства в 16 странах. Компания разрабатывает нефтегазовые месторождения за пределами РФ, в том числе в Республике Казахстан. Сегодня ею ведется несколько крупных разбросанных территориально проектов с привлечением крупных EPC-подрядчиков (engineering, procurement, construction — инжиниринг, поставки, строительство), таких как Samsung Engineering, Hyundai, ENKA, TOYO и других.

Головная компания использовала решение OpenText Content Lifecycle Management с 2009 года, в ней уже работало 1500 пользователей в России, Узбекистане, Нидерландах, США, Ираке и ОАЭ, подключаясь к единой базе документов. Но в начале 2012 года в холдинге возникла необходимость в дальнейшем развитии функционала. Меняющиеся условия ведения бизнеса требовали, чтобы в системе можно было принимать, классифицировать и согласовывать проектно-технические документы, получаемые от ЕРС-подрядчиков, а также структурированно хранить их и осуществлять эффективный поиск информации.

Для проектирования архитектуры системы и выработки оптимального варианта реализации пригласили экспертов OpenText из чешского и немецкого офисов вендора. В качестве консультанта был привлечен известный интегратор «Парма-Телеком», у которого за спиной большой опыт внедрений в нефтегазовой отрасли. Для начала был смоделирован целевой процесс управления проектно-техническим документооборотом. Проблема заключалась в том, что в каждом проекте капитального строительства, в зависимости от того, кто являлся поставщиком, устанавливалась собственная практика работы с техническими документами. От этого определенно нужно было отказываться и, напротив, переходить к тому, чтобы поставщик предоставлял проектно-сметную документацию в соответствии с собственными требованиями компании. Опыт работы с технической документацией был накоплен огромный, но нужно было выбрать один стандарт, чтобы в дальнейшем следовать ему. Именно это, как ни странно, оказалось самым трудным моментом. В конце концов в качестве «шаблона» был выбран проект в Узбекистане, где были наиболее серьезные наработки. С июля по сентябрь прошлого года группа внедренцев провела четыре демонстрации прототипов системы, на каждом этапе уточняя у менеджмента требования к финальной версии.

По общему мнению участников проекта со стороны заказчика, если принять во внимание количество проектов компании, их масштабы и тот факт, что каждый документ проходит несколько стадий рассмотрения, а также сжатые сроки, требования к качеству документации и другие факторы, то становится ясно, что без автоматизации процесса документооборот мог однажды стать узким местом при реализации таких проектов.

С партнером

В компании OpenText по всему миру работает около 5 тысяч человек. Как и большинство вендоров, компания использует ресурсы и экспертизу своих партнеров в регионах, чтобы помогать заказчикам успешно реализовывать проекты.

В Казахстане наряду с другими партнерами компания OpenText вот уже на протяжении нескольких лет сотрудничает с партнером «Парма-Телеком». У компании «Парма-Телеком» сильные позиции в сфере IT-консалтинга в промышленности и топливно-энергетическом комплексе, за спиной большой опыт внедрений решений OpenText, a также SAP ERP. В Казахстане филиал «Парма-Телеком» существует с 2008 года, ею, в частности, реализованы проекты по внедрению решений SAP в ТОО «Каракудукмунай», «Тургай Петролеум».

Полагаясь на опыт своих партнеров, OpenText к концу 2014 года рассчитывает удвоить продажи в Республике Казахстан, справедливо полагая, что в этом регионе, который проходит через стадию индустриальной модернизации, должен быть большой спрос на решения по управлению корпоративным контентом.

OpenText
Info.CIS@opentext.com

Parma-Telecom LLC
marketing@parma-telecom.ru

Статьи по теме:
Казахстан

От практики к теории

Состоялась презентация книги «Общая теория управления», первого отечественного опыта построения теории менеджмента

Тема недели

Из огня да в колею

Итоги и ключевые тренды 1991–2016‑го, которые будут влиять на Казахстан в 2017–2041‑м

Казахстан

Не победить, а минимизировать

В Казахстане бизнес-сообщество призывают активнее включиться в борьбу с коррупцией, но начать эту борьбу предлагают с самих себя

Международный бизнес

Интернет больших вещей

Освоение IoT в промышленности позволит компаниям совершить рывок в производительности